Bab 3 - Pengorganisasian Koleksi Digital pada Lembar Kerja Eprints

Secara prinsip pengelolaan dokumen digital di Eprints tidak jauh berbeda dengan aplikasi sejenis lainnya (bagi yang memiliki pengalaman menggunakan GDL, tinggal menyesuaikan).

Salah satu tahapan penting adalah menentukan format file yang akan dimasukkan ke dalam repository Eprints. Eprints bisa menerima hampir semua jenis file text, image, atau multimedia (sound, video) dsb.

Gambar 1: Tampilan antar muka Eprints

Untuk memulai pendataan koleksi digital pada Eprints, kita perlu mengetahui terlebih dahulu Workflow dalam pengisian form worksheet Eprints.

Terdapat 5 Workflow yang perlu kita lalui saat melakukan pendataan koleksi digital

  1. Type
  2. Upload
  3. Details
  4. Subjects
  5. Deposit

Gambar 2 : Workflow Epirnts

Input Koleksi Baru

Setelah Login, Anda akan masuk ke layar Manage Deposits. Klik tombol "New Item" untuk memulai menambahkan item (koleksi) baru ke dalam repository.

Gambar 3 : Tombol New Item

Setelah kita mengklik tombol New Item, maka kita perlu melakukan Workflow yang pertama, yaitu Memilih Tipe (Jenis) Dokumen)

Gambar 4: Memilih Type (Workflow Pertama)

Workflow 1 : Memilih Tipe (Jenis) Dokumen

Penentuan tipe (jenis) dokumen di Eprints perlu ketelitian, dikarenakan setiap pilihan tipe/jenis akan menghasilkan worksheet metadadata yang berbeda terutama pada saat kita mengisi form pada Workflow ketiga.

Berikut adalah tipe tipe dokumen yang disediakan oleh Eprints:

  1. Article (Artikel jurnal, majalah, surat-kabar. Tidak harus artikel peer-reviewed)
  2. Book Section (Satu bab atau bagian dari sebuah buku)
  3. Monograph (bisa berupa laporan teknis, laporan proyek, dokumentasi, manual, kumpulan makalah diskusi)
  4. Book (buku atau prosiding konferensi)
  5. Thesis (Tesis atau disertasi, Skripsi?)
  6. Patent (Paten yang telah diterbitkan)
  7. Other (Semua yang termasuk dalam repository, tetapi tidak masuk dalam kategori yang ada)

Workflow 2 : Mengunggah (upload) file digital

Untuk meng-upload dokumen, klik pada tombol “Browse” Cari/pilih file dokumen yang akan di-upload Selanjutnya klik tombol “Upload”, maka akan tampil layar isian upload dokumen.



Gambar 5: Proses ungguh (upload) dokumen digital

Apabila telah selesai proses ungguh/upload dokumen (ditandai dengan angka 100%), maka langkah selanjutnya kita perlu menentukan deskripsi dokumen digital tersebut, yang di dalam istilah Eprints adalah metadata file

Gambar 6: Tampilan Mmetadata file yang diunggah

Dalam megisi metada file tersebut, yang wajib diisi adalah form yang memiliki tanda bintang. Selain itu tidak wajib untuk diisi.

Berikut adalah keterangan yang ada pada form tersebut:

  1. Content: Pilih isi dokumen (draft, submitted, accepted, published, updated version, supplemental material, presentation, cover image, additional metadata, other)
  2. Format: Pilih format file (PDF, DOC, MP3, dll.)
  3. Description: Isi dengan deskripsi singkat dokumen
  4. Visible to: Tentukan dokumen dapat dilihat (dibaca) oleh siapa (Anyone, registered user only, repository staff only)
  5. License: Pilih lisensi dokumen
  6. Embargo expiry date: Isi tahun, bulan dan tanggal pembatasan masa embargo
  7. Convert Document Format: Jika ingin mengalih format file dokumen, pilih jenis file, klik tombol “Convert”. Kli tombol “Update Document” untuk melanjutkan.

Workflow 3 : Details

Pada workflow ketiga, kita akan melengkapi metadata dokumen digital. Proses ini dalam isitilah pustakawan adalah pengatalogan deskriptif.

Pada tulisan ini, penulis hanya akan memberikan contoh metadata untuk tipe dokumen Thesis yang penulis tentukan pada workflow pertama.

Saat Workflow ke 3 dilakukan, maka akan muncul form yang harus kita lengkapi. Seperti form metada file pada Workflow ke 2, yang wajib kita tentukan adalah form yang memiliki tanda bintang.

Berikut adalah isian form dan keterangan setiap form yang perlu kita tentukan pada saat melakukan pekerjaan di Workflow ketiga.

  1. Title: Isi dengan judul dokumen (TA, skripsi, tesis, artikel, dll)
  2. Abstract: Isi atau kopikan abstrak dokumen
  3. Thesis Type: karena pada langkah pertama memilih tipe dokumen “thesis”, pada tahap ini diminta memilih tipe tesis (Default: Masters, PhD, EngD, Other [bisa diatur di konfigurasi])
  4. Creators: Masukkan nama pengarang (pembimbing, penguji?) dan email (jika ada), jika pengarang banyak, klik tombol “More input rows”.
  5. Corporate Creators: (jika perlu) Isi nama perusahaan jika terlibat dalam pembuatan dokumen
  6. Divisions: Isi dengan fakultas tempat pengarang belajar/kerja
  7. Status: Pilih status dokumen (apakah Published, In Press, Submitted, Unpublished)
  8. Date: Isi tanggal penerbitan (untuk skripsi misalnya tanggal ujian)
  9. Date Type: pilih (Publication, Submission, Completion
  10. Official URL: Masukkan alamat URL dokumen jika diambil dari web (misal artikel jurnal online)
  11. Institution: Masukkan nama lembaga dokumen berasal (Nama Perguruan Tinggi)
  12. Departement: Masukkan nama fakultas (prodi, jurusan)
  13. Number of Pages: Isi jumlah halaman dokumen
  14. Related URLs: Alamat web yang terkait dengan item koleksi
  15. Funder: Isi lembaga yang mensponsori pembuatan dokumen (Misal: Kementerian Agama)
  16. Projects: Masukkan nama proyek yang menghasilkan dokumen tsb.
  17. Contact Email Address: Masukkan alamat email kontak, terutama bagi dokumen yang tidak tersedia secara full-texts untuk publik, permintaan dokumen bisa melalui alamat email ini
  18. References: Masukkan daftar pustaka
  19. Uncontrolled Keywords: Masukkan kata kunci yang diambil dari dokumen (bukan dari tesaurus atau daftar tajuk subjek)
  20. Additional Information: masukkan informasi tambahan jika dianggap perlu
  21. Comments and Suggestions: Isi komentar atau saran dari editor (pengupload), isian ini tidak ditampilkan di web.
  22. Terakhir klik tombol “Next>”.

Workflow 4 : Subjects

Tahap ini kita akan memilih subjek dokumen. Secara default, subjek diambil dari Library of Congress Classification (bisa diganti dengan Dewey Decimal, atau yang lain) Pilih subjek yang sesuai, kemudian klik tombol “Add” yang berada di samping kiri subjek tersebut. Gambar 7: Proses Penentuan dan Pemilihan Subject

Selanjutnya klik tombol “Next>”.

Workflow 5 : Deposits

Ini adalah tahapan terakhir memasukkan item ke dalam koleksi digital Eprints.

Caranya mudah, cukup dengan klik tombol “Deposit Item Now” Gambar 8: Tampilan Workflow 5

Apabila berhasil akan muncul pesan berupa tanda contreng dan “Item has been deposited”

Pesan berikutnya tanda seru dan “Your item will not appear on the public website until it has been checked by an editor”.

Gambar 9: Keterangan pesan proses workflow ke 5

results matching ""

    No results matching ""